Specialista in contabilità fornitori

Il Greater Miami Convention & Visitors Bureau è alla ricerca di uno specialista di contabilità fornitori dinamico ed esperto per gestire con successo il dipartimento contabilità fornitori.

Responsabilità:

Questa posizione in loco a tempo pieno riporta al direttore dei servizi finanziari.

Riepilogo del lavoro:

Questa posizione esiste per garantire che tutti i fornitori dell'Ufficio e altri debiti siano elaborati in modo accurato e pagati tempestivamente in conformità con le politiche e le procedure stabilite. L'operatore storico lavorerà in modo indipendente e sarà responsabile della definizione del flusso di lavoro e delle priorità.

Natura del lavoro:

Il lavoro è veloce e viene eseguito sotto pressione variabile. L'ambiente di lavoro è formale. La precisione è essenziale. Il supervisore fornisce una guida generale. Il lavoro è monitorato occasionalmente dal supervisore. Il lavoro viene eseguito secondo linee guida e criteri specifici. Il lavoro viene eseguito al chiuso. Il lavoro è moderatamente complesso. Gli errori possono comportare perdite monetarie e/o perdita di tempo e possono influire su una scadenza e/o danneggiare la reputazione del dipartimento e dell'organizzazione. Usa giudizio indipendente e discrezione per svolgere le responsabilità lavorative. Funziona con informazioni riservate.

 Responsabilità di base:

• Diffonde informazioni
• Esegue analisi delle informazioni o dei dati richiesti
• Controlli e follow-up come richiesto
• Istituzione e manutenzione di sistemi di archiviazione
• Elabora le fatture dei fornitori, i rimborsi delle spese dei dipendenti, ecc.
• Usa iniziativa e discrezione per risolvere e gestire le richieste dei clienti
• Analizza i dati ed esegue calcoli moderatamente complessi
• Crea fogli di calcolo

Responsabilità principali (obiettivi)):

• Mantiene i file dei fornitori e i sistemi di archiviazione.
• Esamina le richieste di controllo, le note spese dei dipendenti, le fatture dei fornitori, ecc. per verificarne l'accuratezza e la completezza.
• Inserisce informazioni sui debiti, genera i pagamenti dei fornitori, conserva i file dei fornitori, genera assegni e garantisce che gli assegni siano firmati secondo la politica.
• Preparare e inviare bonifici bancari.
• Assiste il supervisore nella riconciliazione periodica dei conti.
• Elabora le richieste di piccoli contanti.
• Mantiene altri programmi e file appropriati assegnati dal supervisore.
• Code e voce Rapporti sui servizi forniti.
• Assicura assegni e piccoli contanti a portata di mano.
• Riconciliare mensilmente il registro sussidiario della contabilità fornitori con il registro generale e risolvere eventuali scostamenti.
• Supervisiona l'archiviazione e la disposizione tempestiva dei documenti aziendali in conformità con la politica.
• Aggiorna regolarmente il manuale delle politiche e delle procedure contabili, se necessario.

Compiti aggiuntivi:

Può lavorare su progetti speciali come assegnato.

Responsabilità finanziaria:

Fino a $ 50 milioni di dollari all'anno tramite pagamenti dei fornitori (es. assegni)
Fino a $ 1.000 dollari all'anno attraverso piccoli contanti.

Interazione:

Esterno
Interagisce con istituti finanziari, fornitori e revisori esterni.
Interno
Comunica con tutti i livelli del personale allo scopo di ottenere e scambiare informazioni. Lavora a stretto contatto con i firmatari degli assegni a livello di consiglio (presidente, segretario, tesoriere, ecc.) coordinando le firme degli assegni e rispondendo alle domande relative ai pagamenti dei fornitori, se necessario.

Supervisione ricevuta:

Il lavoro viene svolto in modo indipendente, conferendo con il supervisore sui grandi progetti solo se necessario.
L'iniziativa è necessaria per risolvere prontamente i problemi.

Supervisione data:

Posizioni del personale esenti: Nessuno.
Posizioni del personale non esenti: Nessuno.

Conoscenze Abilità e capacità:

9. Il successo in questa posizione richiede abilità interpersonali per una frequente collaborazione e interazione con colleghi, fornitori e clienti. 10.AA laurea o due anni di corsi universitari in contabilità o campo correlato o minimo 5 anni di esperienza in contabilità fornitori al posto dell'istruzione. 11. Competenza nel software di contabilità (Sage 300 a plus) e Microsoft Office Suite o software correlato. 12. Eccellenti capacità di comunicazione orale e scritta. 13. Eccellente correzione di bozze. 14. Comprensione approfondita delle funzioni di contabilità fornitori e del reparto contabilità in generale. 15.Eccellenti capacità organizzative e di gestione del tempo. 16. Competenza interpersonale per una comunicazione frequente ed efficace nell'impostazione di gruppo. 17. Forte record di presenze e puntualità.

Requisiti fisici essenziali:

Il lavoro richiede di stare seduti al computer per lunghi periodi di tempo.
Concentrazione.
La destrezza è essenziale nell'aspetto della dattilografia e dell'inserimento dei dati del lavoro.
La comunicazione verbale è necessaria per rispondere telefonicamente ai clienti.

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